Wetten en regels van digitaliseren

We kennen meerdere wetten op het gebied van digitaliseren. In ons vorige artikel gingen we al dieper in op de WDO, de Wet digitale overheid die midden dit jaar van kracht zal gaan. De overheid heeft met deze wet als doel het waarborgen van een veilige manier van gebruik van digitale dienstverlening door de burger.

Het klinkt natuurlijk goed, al uw fysieke archief de deur uit waarin deze plaats maakt voor een digitaal archief. Echter zitten er wel regels verbonden aan het digitaliseren van uw documenten. Wij zullen u daarom meer vertellen over de regels met betrekking op het gebied van digitaliseren.

Wetten

We kennen meerdere wetten op het gebied van digitaliseren. In ons vorige artikel gingen we al dieper in op de WDO, de Wet digitale overheid die midden dit jaar van kracht zal gaan. De overheid heeft met deze wet als doel het waarborgen van een veilige manier van gebruik van digitale dienstverlening door de burger.

Er zal ook een nieuwe wet haar intreden gaan maken, namelijk de Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer. Deze nieuwe wetgeving is bekend gemaakt in januari dit jaar en gaat per januari 2021 van kracht. Hierin betreft het een wijziging van de Algemene wet bestuursrecht die de burger het recht geeft om digitale berichten te verzenden aan bestuursorganen op een manier die het bestuursorgaan bepaalt.

Daarnaast is er de Bekendmakingswet, ook wel de Wet elektronische publicaties genoemd. Deze regelt de verplichtingen voor gemeenten om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen in een officieel digitaal publicatieblad te publiceren. Het is verplicht om de officiële publicaties via de applicatie Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties, afgekort met DROP te publiceren op de website officielebekendmakingen.nl. Vandaag de dag worden door gemeenten verordeningen al bekendgemaakt door middel van publicatie op DROP maar zullen ook de kennisgevingen moeten worden gepubliceerd via deze applicatie in de toekomst.

Tot slot de welbekende Wet Open Overheid of Woo. Deze wet heeft als doel actieve openbaarmaking en transparantie. Alhoewel deze wet nog niet van kracht is, worden overheden toch geadviseerd om de desgewenste voorbereidingen alvast te treffen en de implementatie te starten. De Woo regelt onder meer de resultaatverplichting om 11 categorieën documentatie actief openbaar te maken, inspanningsverplichting resterende documentatie actief openbaar te maken en het verbeteren van de informatiehuishouding door duurzame toegankelijkheid. Meer over deze wet leest u hier.

Regels

Het klinkt natuurlijk goed, al uw fysieke archief de deur uit waarin deze plaatsmaakt voor een digitaal archief. Echter zitten er wel regels verbonden aan het digitaliseren van uw documenten. Wij zullen u daarom meer vertellen over de regels met betrekking op het gebied van digitaliseren.

Een digitaal archief kent vele voordelen. Het neemt minder ruimte in beslag en het is doorgaans veiliger doordat de risico op brand -of waterschade verdwijnt bij online opslag. Desalniettemin is het verstandig alvorens u start met digitaliseren na te denken over het plan van aanpak.

MultiScan kan u daarbij helpen. Een fysiek archief is in de meeste gevallen netjes gesorteerd in mappen en ladekasten. Het is daarom van belang dat uw digitale archief dezelfde duidelijke structuur zal krijgen. Dit draagt bij aan een goed overzicht en voorkomt dat uw belangrijke documentatie zoekraakt in een digitaal doolhof. Voor u zelf werkt dit het meest functioneel maar als we op juridisch vlak gaan kijken is dit ook fundamenteel.

Door de komst van de nieuwe privacywet, de AVG, loopt u risico op een flinke boete wanneer u de persoonsgegevens van uw werknemers niet met voldoende zorg en veiligheid waarborgt. Wanneer u deze overtreding begaat kan de Autoriteit Persoonsgegevens u een boete opleggen die maximaal 4% van de totale omzet van uw bedrijf bedraagt. Daarnaast is het van belang dat bedrijven ervoor dienen te zorgen dat zij met regelmaat een interne controle op hun administratie uitvoeren. Stel dat u een drastische wijziging in uw administratie wil doorvoeren door middel van het invoeren van nieuwe data, bent u verplicht om de mogelijke risico’s die hierop van toepassing zijn juist in kaart te brengen door middel van een risicoanalyse.

Belangrijk is ook om te weten dat sommige documentatie fysiek erg van belang kan zijn als u in een juridisch conflict verwikkelt raakt. Een gescand document kan dan van minder waarde zijn dan een origineel. Bedenk u van tevoren dus goed welke documenten u ook fysiek in uw administratie wilt en dient te houden. Voor dergelijke documenten is het ook mogelijk dat u substitutie aanvraagt zodat de digitale versie van het document ook rechtsgeldig is. De bewaarplicht voor het bewaren van uw administratie is namelijk zeven jaar waardoor een gestructureerde administratie erg belangrijk is.

Wilt u ook profiteren van alle voordelen van een digitaal archief? Neemt u dan contact op met één van onze specialisten of vraag een vrijblijvende offerte aan via info@multiscan.nl