ARCHIEF LATEN BEHEREN DOOR MULTISCAN

“Het archief van MultiScan is een veilige plek om uw gegevens op te slaan.”

Door extern archiefbeheer kunt u uw bedrijfsproces efficiënter inrichten. Uw bedrijf bespaart kostbare tijd omdat u via onze archiefdiensten alle benodigde stukken snel tot uw beschikking hebt. Daarnaast hoeft u geen dure (geconditioneerde) archiefruimte in te richten binnen uw bedrijf.

MultiScan beschikt over een geconditioneerd archief dat voldoet aan de wettelijke eisen van de archiefwet. Daarnaast beschikt het bedrijf over een statisch archief voor beheer en opslag van uw archief.

Archiefopslag

Het komt voor dat niet uw gehele archief gedigitaliseerd hoeft te worden, maar het gebrek in ruimte toch parten kan spelen. MultiScan biedt, eventueel na digitalisering, archiefopslag om ruimte binnen uw organisatie te besparen.
Indien u kiest uw archief onder te brengen in het geconditioneerde of statische archief, biedt MultiScan aan uw archief te bewerken voor opslag. Meer informatie over archiefopslag.

Archiefvernietiging

Niet ieder archief dat gedigitaliseerd is dient opgeslagen worden, maar kunt u ook laten vernietigen. MultiScan overhandigd u na vernietiging een certificaat van vernietiging.
Voor zowel de fysieke als digitale opslag zorgen wij voor de best denkbare beveiliging zonder af te doen aan beschikbaarheid.

Cultureel erfgoed

Wanneer uw archief onder het culturele erfgoed valt kunt u mogelijk subsidie krijgen voor het digitaliseren. Veelal gaat het hier om bijzondere collecties uit de periode voor 1950. MultiScan is een van de bedrijven die voldoet aan de strenge eisen van de overheid en mag deze bijzondere digitaliseren.

Scanning on demand

Niet alle archieven hoeven digitaal beschikbaar te zijn. Met scanning on demand beheert MultiScan uw archief, wanneer u een stuk nodig heeft digitaliseren wij het voor u en sturen het op of leveren het aan in uw DMS. Zo worden alleen de stukken die u nodig heeft gedigitaliseerd. Dit scheelt tijd en geld.

Veilige, externe opslag van uw archief

Een veilige omgeving voor uw gegevens.

Het archief van MultiScan is een modern gebouw dat voldoet aan alle wettelijke eisen op het gebied van het zorgvuldig bewaren van vertrouwelijke gegevens. Door ons scanning on demand systeem kunt u snel bij uw gegevens. .

Beveiliging

Wanneer u uw archief buiten uw eigen beheer opslaat dan wilt u natuurlijk niet dat iedereen bij uw gegevens kan komen. Bij MultiScan staat schriftelijk vastgelegd welke medewerkers bij uw archiefstukken kunnen komen. Bezoekers komen eerst in een afgesloten receptie en mogen alleen onder begeleiding van een MultiScan medewerker het archief betreden.

Uw erfgoed veilig bewaard

Naast een statisch archief beschikt MultiScan ook over een geconditioneerd archief voor dossiers met culturele of historische waarde. Deze speciaal ingerichte ruimte voldoet volledig aan de eisen van Archiefwet van 1995. Dit betekent dat er nauwkeurig wordt toegezien op de vochtigheidsgraad en de temperatuur. Zo zorgen we ervoor dat uw unieke en onvervangbare documenten niet verloren gaan.

Archief digitaliseren

“Het digitaliseren van ons archief ging prettig, snel en efficiënt door Multiscan. Ik beveel dit bedrijf dan ook van harte bij iedereen aan.”Een fysiek archief is ‘onoverzichtelijk’ en kost ongemerkt veel geld. Niet alleen bent u veel tijd kwijt met het opzoeken van de benodigde gegevens, maar u heeft ook ruimte nodig om het archief op te slaan. Met het digitaliseren van uw archief bespaart u zowel kosten als ruimte. U kunt voortaan zonder lange zoektocht uw gegevens snel en veilig opvragen. MultiScan heeft al meer dan 13 jaar ervaring met het digitaliseren van archieven. Uw gegevens zijn bij ons in goede handen en worden op een gebruiksvriendelijke en veilige wijze opgeslagen. Onze dienstverlening kenmerkt zich door:

  • Digitalisering op locatie
  • Eigen transportdienst
  • Snelle verwerkingstijd
  • 100.000 documenten in slechts 2 weken
  • Aanwas scanning

Uw archief veilig digitaliseren

Bij MultiScan staat de veiligheid van uw vertrouwelijke informatie voorop. U kunt erop rekenen dat wij zorgvuldig omgaan met uw gegevens. Om dit te garanderen hebben wij in het verwerkingsproces meerdere controles ingebouwd. Bovendien zijn alle medewerkers van MultiScan gebonden aan geheimhouding. Zo bent u er zeker van dat uw gegevens in vertrouwde handen zijn.

Backlog scanning

Met backlog scanning veranderen wij uw fysieke archief in één keer in een digitaal archief. Dit zorgt ervoor dat uw gegevens eenvoudiger te raadplegen zijn. Hierdoor kunnen uw medewerkers sneller bij de gegevens en worden verstoringen in uw bedrijfsproces verminderd. Het is mogelijk om uw complete archief met de transportdienst van MultiScan naar onze locatie in Urk te verplaatsen om daar gescand te worden. Wilt u het digitaal archiveren laten plaatsvinden op locatie? Wij digitaliseren het archief net zo makkelijk in uw pand.

Type documenten

MultiScan is in staat al uw verschillende analoge archieven en documentstromen te digitaliseren. Documenten t/m A3 formaat, maar ook technische tekeningen vanaf A2 formaat, microfilms, vensterponskaarten, microfiches of rolfilms zijn geen enkel probleem. Bevat uw archief boeken, magazines of kranten? Ook die kunnen wij leesbaar inscannen.

Gedigitaliseerd archief

Zodra uw documenten of dossiers gedigitaliseerd zijn, worden uw gegevens in een exportbestand geplaatst. Dit bestand wordt volgens uw technische specificaties aangeleverd, zodat deze probleemloos met uw systeem geïntegreerd kan worden. Voor sommige software pakketten zoals Raet en ADP importeert Multiscan rechtstreeks de documenten in uw systeem.

Aanwas scanning

Onze dienstverlening houdt echter niet op na het eenmalig digitaliseren van uw archief. Ook de nieuwe aanwas van documenten kunt u bij ons kwijt. U kunt ervoor kiezen de nieuwe documenten per dag, per week, per maand, per kwartaal of jaarlijks aan te leveren via onze eigen transportdienst of uw koerier. Digitale toezending middels diverse transport media is ook mogelijk. Het digitaliseringsproces neemt maar weinig tijd in beslag, zodat u snel digitaal uw documenten kunt opvragen.

Vernietigen of bewaren

Na de digitalisering van uw archief is het mogelijk om de stukken op een grondige en vertrouwelijke wijze te vernietigen. Vernietiging vindt alleen plaats na uw schriftelijke goedkeuring. Naderhand ontvangt u van ons een vernietigingscertificaat. Dit is een schriftelijke verklaring waarin staat vermeld wanneer, door wie en wat er vernietigd is. Het is ook mogelijk om uw archief op te slaan. Lees hier meer over archiefbeheer.

Meer weten over MultiScan?

In onze bedrijfsvideo stellen wij ons graag aan u voor.

Cultureel Erfgoed

Metamorfoze

Het cultureel erfgoed programma concentreert zich op materiaal van Nederlandse origine dat van nationaal belang is. Dit materiaal bevindt zich veelal in erfgoed instellingen zoals wetenschappelijke bibliotheken, grotere regionale of lokale bibliotheken, archiefinstellingen, regionaal-historische centra, musea en onderzoeksinstellingen.

Metamorfoze is het nationale programma voor het behoud van papieren erfgoed en wordt gefinancierd door het Ministerie van OCW.

MultiScan is een van de bedrijven die voldoet aan de strenge eisen en volgens de Metamorfoze richtlijnen uw archief kan en mag digitaliseren. Het gaat hierbij voornamelijk om het conserveren, het digitaliseren van archieven en bijzondere collecties uit de periode voor 1950. Organisaties welke hun archief willen digitaliseren en dateert uit de periode voor 1950 komen in aanmerking voor een subsidieregeling.

www.metamorfoze.nl