Wanneer is een personeelsdossier AVG-proof?
Personeelsdossiers moeten voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die is ingevoerd op 25 mei 2018. Maar wanneer is een personeelsdossier AVG-proof?
Om ervoor te zorgen dat een personeelsdossier AVG-proof is, moeten er enkele stappen worden gevolgd. Ten eerste moeten persoonlijke gegevens in het dossier worden verwerkt op een manier die voldoet aan de AVG. Dit betekent dat de gegevens alleen mogen worden verwerkt voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De verwerking van persoonlijke gegevens moet ook rechtmatig, billijk en transparant zijn.
Daarnaast moeten er maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens in het dossier veilig worden opgeslagen en beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van versleuteling of toegangscontrole.
Ten slotte moeten er procedures worden ingevoerd om te voldoen aan de rechten van betrokkenen, zoals het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en dataportabiliteit. Dit betekent dat werknemers toegang moeten hebben tot hun eigen personeelsdossier en dat zij hun gegevens kunnen laten aanpassen of verwijderen als deze onjuist of onvolledig zijn.
Het personeelsdossier is AVG-proof wanneer het voldoet aan de volgende criteria:
- Het personeelsdossier bevat alleen relevante en actuele informatie over de werknemer, zoals persoonlijke gegevens, opleidingen en certificaten, en arbeidsvoorwaarden.
- De toegang tot het personeelsdossier is beperkt tot de bevoegde medewerkers van de organisatie.
- Het personeelsdossier is beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging of verwijdering.
- De persoonsgegevens in de dossiers mogen niet langer bewaard worden dan nodig is.
- Werknemers hebben het recht om hun persoonlijke gegevens in het personeelsdossier in te zien en te corrigeren.
- Er is een verwerkingsregister aanwezig waarin staat welke gegevens er in het personeelsdossier zijn opgenomen en waarom deze worden verwerkt.
Wanneer een organisatie voldoet aan de bovenstaande criteria, is het personeelsdossier AVG-proof en voldoet het aan de eisen van de Europese privacywetgeving.
Heeft uw organisatie de wens om personeelsdossiers te laten digitaliseren conform de wet-en regelgeving? neem dan contact op via info@multiscan.nl of krijg direct een specialist aan de lijn via 0527-690216
