Multiscan en de nieuwe Archiefwet
De nieuwe Archiefwet gaat mogelijk in vanaf juli 2024, blijkt uit de onlangs gepubliceerde update. De vernieuwde planning over de Archiefregeling, Archiefwet en het Archiefbesluit zijn beschikbaar op het Kennisnetwerk informatie en Archief. Het verslag van het (initiatief) voorstel is hier te downloaden.
Een nieuwe Archiefwet, waarom?
De digitalisering gaat steeds sneller en blijft zich ontwikkelen. Hierdoor neemt de hoeveelheid digitale data toe. Vanuit verschillende systemen wordt data en informatie aangemaakt, ontvangen, verzonden en beheerd. Door de snelle ontwikkelingen verouderen niet alleen de systemen en informatiedragers, maar ook de data. Wat resulteert dat de huidige Archiefwet (1995) minder goed toepasbaar is op digitale informatie. Daarom heeft het kabinet in november vorig jaar een voorstel gedaan voor een nieuwe Archiefwet. Zodat we de digitale informatie goed kunnen blijven raadplegen, ook in de toekomst. Multiscan helpt u graag met het opslaan en digitaliseren van uw archief, uiteraard conform de (nieuwe) Archiefwet.
Overbrengingstermijn
Het kabinet wil dat overheden belangrijke informatie na 10 jaar overbrengen naar het Nationaal Archief of regionale/lokale archiefdiensten. Momenteel staat dit termijn op 20 jaar. Het verkorten van het termijn van overbrengen naar tien jaar moet de verbetering van de informatiehuishouding een impuls geven. Het moet zorgen dat de informatie wordt geselecteerd, voorzien van metadata en op orde wordt gebracht voor de overdracht naar een archiefbewaarplaats. Profiteer van de expertise van onze medewerkers en laat dit met een gerust hart uitbesteden bij Multiscan.
Depot en e-depot
Wat ook gaat veranderen in de nieuwe Archiefwet 2021 zijn de de termen ‘archiefruimte’ en ‘archiefbewaarplaats’, deze worden vervangen door ‘depot.’ In de Archiefwet 1995 wordt zowel de fysieke locatie als de archiefdienst aangeduid met ‘archiefbewaarplaats.’ In de nieuwe wet van 2021 is deze term opgesplitst ‘archiefdienst’ voor de organisatie en ‘depot’ voor fysieke én digitale opslag.
Naast een statisch archief beschikt Multiscan ook over een geconditioneerd archief voor dossiers met culturele of historische waarde. Deze speciaal ingerichte ruimte voldoet volledig aan de eisen van Archiefwet. Dit betekent dat er nauwkeurig wordt toegezien op de vochtigheidsgraad en de temperatuur. Zo zorgen we ervoor dat uw unieke en onvervangbare documenten niet verloren gaan.
De nieuwe term ‘e-depot’ staat voor het duurzaam bewaren en beheren van de digitale bestanden. De benaming e-depot wordt gebruikt voor technische en organisatorische voorzieningen.
Inwerkingtreding Archiefwet 2021
De Archiefwet zal tegelijk met het Archiefbesluit en de Archiefregeling in werking treden. Eerder was aangegeven dat de mogelijke inwerkingtredingsdatum 1 januari 2024 zou zijn, maar aangezien de beantwoording van de kamervragen meer tijd vergen dan was gepland, verschuift de nieuwe mogelijke inwerkingtredingsdatum naar 1 juli 2024.
Lees de hele update op het Kennisnetwerk Informatie Archief.
Benieuwd wat Multiscan voor u kan betekenen om uw organisatie voor te bereiden op de nieuwe Archiefwet? Neem dan contact op met één van onze specialisten via 0527 690 216, info@multiscan.nl of vul het contactformulier in.
