Project PKdigitaal: van karton naar beeldbestand CBG

Multiscan heeft binnen 10 maanden 5,8 miljoen persoonskaarten gedigitaliseerd voor het CBG. En met succes! Nieuwsgierig hoe dit project is verlopen en hoe Multiscan deze hoeveelheid in kort tijdsbestek heeft weten te realiseren?

Het CBG|Centrum voor Familiegeschiedenis (CBG) is een stichting die 75 jaar geleden is opgericht om stamboomonderzoek en onderzoek in verwante wetenschappen te bevorderen. Sinds lange tijd beheert het CBG namens de minister van Binnenlandse Zaken (BZK) het Centraal Archief van Overledenen. Dit archief bevat alle papieren persoonskaarten van personen die zijn overleden tussen 1939 en 1994. Het digitaliseren van deze 5,8 miljoen persoonskaarten heeft tot doel dit archief digitaal doorzoekbaar te maken en nieuwe digitale mogelijkheden om te zette n naar innovatieve dienstverlening.

Besluitvorming aanbesteding

Op basis van een uitgebreid Programma van Eisen en wensen en de bijgewoonde schouw hebben de een viertal leveranciers een offerte uitgebracht. De offerte bestond uit het indienen van een Plan van Aanpak en een presentatie. Een beoordelingscommissie heeft op basis van beste prijs / kwaliteit verhouding leverancier Multiscan geselecteerd. Multiscan bood een flexibel en realistisch plan van aanpak waarbij rekening is gehouden met onvoorziene omstandigheden zowel in het aantal te scannen kaarten als de planning.

Feedback CBG projectleider Jan Thielen: “De presentatie was kort, bondig en sloot aan op het ingediende Plan van Aanpak. Het was een duidelijk en consistent verhaal waarin duidelijk naar voren kwam dat Multiscan pro actief mee denkt en scoorde goed in de communicatie. Dat kenmerkt Multiscan als betrouwbare partner.”

Uitdaging digitaliseren van 5,8 miljoen persoonskaarten

Het CBG had de wens om de 5.8 miljoen persoonskaarten in een aantal maanden te laten digitaliseren. Voor de meeste snelle, efficiënte en kwalitatieve werkwijze heeft Multiscan de nieuwste beeld, en doorvoertechnologie van IBML ingezet, de IBML Fusion. De IBML Fusion is een ultra high volume scanner met een geoptimaliseerd open track invoer systeem met transportbaan. Door de open manier van invoer en de horizontale transportbaan worden de persoonskaarten in allerlei diktes en formaten met enorme snelheden op FADGI 3 (Bron: https://heritage-digitaltransitions.com/digitization-program-planning/overview-of-fadgi-metamorfoze-guidelines/) ster kwaliteit gescand wat overeenkomt met Metamorfoze Light. Doordat de horizontale transportbaan van transportriemen is voorzien, waarover de documenten worden getransporteerd, worden de kaarten minimaal aangeraakt en gestrest. De kaarten worden niet gebogen d.m.v. geleide- rails en wielen door de scanner gehaald zoals bij veel doorvoerscanners wel het geval is.

IBML versus documentdoorvoerscanners

Het doel was om gemiddeld 180.000 scans per week te realiseren.  Om een indruk te geven wat de IBML kan t.o.v. de documentdoorvoerscanners op basis van 180.000 scans per week:

• Documentdoorvoerscanners – Inzet van 4 scanconfiguraties en 2 ploegen per configuratie per werkdag. Dit komt neer op 32 productie uren per dag.
• IBML – Inzet van 1 scanconfiguratie, 1 medewerker in één ploeg per werkdag. Dit komt neer op 8 productie uren per dag.

Een groot CBG project geeft grote uitdagingen

In een groot project als deze komen altijd uitdagingen aan het licht waar van te voren geen rekening mee gehouden kon worden. Een tweetal uitdagingen uitgelicht:

• CBG – de scanvoorbereiding heeft veel meer manuren gekost dan van te voren begroot. Het CBG heeft de capaciteit flink verhoogt om wekelijks een batch aan Multiscan te leveren. Wat is hiervan geleerd? Onderschat de scanvoorbereidingen niet, want naast de technische snelheid van de scanapparatuur is de aanvoer van het te scannen materiaal een belangrijke factor voor de te bereiken scansnelheid en -kwaliteit.

• Multiscan – de dozen met daarin de persoonskaarten waren veel zwaarder dan verwacht. Hierdoor is onderweg het productieschema bijgesteld en heeft Multiscan wekelijks niet één maar twee transportritten op één dag (Urk – Den Haag) verzorgd.

Verloop project

Na 10 maanden (42 wekelijkse batches) is het volledige archief gedigitaliseerd: 5,8 miljoen persoonskaarten. De beeldbestanden zijn op wekelijkse basis middels AQL methode steekproefsgewijs gecontroleerd. Zowel de technisch beeldkwaliteit als ook de visueel inhoudelijke beeldkwaliteit zijn dagelijks zorgvuldig getoetst, zowel door Multiscan als door CBG. Tijdens deze controles stond de borging van alle informatie op de persoonskaarten centraal. Dankzij de nieuwste generatie scanner zijn er met de IBML bijna foutloze hoogwaardige kwaliteit scans opgeleverd. Het CBG bewaart de masterbestanden duurzaam in een Azure data center en de afgeleide bestanden zijn beschikbaar via het digitaal depot van Multiscan om de dienstverlening richting klanten van het CBG digitaal te realiseren. Het CBG verwerkt jaarlijks ong. 50.000 aanvragen.

Succesfactoren in dit project

Na 10 maanden is project succesvol afgerond door Multiscan. Maar wat maakt dit project zo succesvol?

• Nauwe samenwerking tussen de projectleider van het CBG en de projectleider van Multiscan
• Het zien van uitdagingen, inspelen op onvoorziene situaties en kijken naar het gezamenlijke belang
• Structureel overleg en duidelijke en eerlijke communicatie vanuit beide partijen

De belangrijkste succesfactor was samenwerken op hoog niveau. Een samenspel tussen opdrachtnemer en opdrachtgever waarbij sprake was van een tijdelijk partnership met als drijfveer een gemeenschappelijk doel. Deze factor heeft het meest bijgedragen aan het succes van dit project en daar zijn we (Multiscan en CBG) bijzonder trots op.

Beschikt u over een archief met persoonskaarten, woonkaarten of familiekaarten? En bent u nieuwsgierig wat Multiscan met de nieuwste scantechnologie voor uw organisatie kan betekenen? Neemt u dan contact op met onze specialist Sandra Steenbeek – Velthuizen op sandra@multiscan.nl of 0527-690216. www.multiscan.nl