Personeelsdossiers: Alles wat je moet weten
Waarom personeelsdossiers digitaal bewaren?
Het overstappen naar digitale personeelsdossiers kan een transformerend proces zijn voor
een bedrijf of organisatie. Dit proces omvat het converteren van fysieke documenten naar
elektronische formaten, waardoor u niet alleen tijd en ruimte bespaart, maar ook profiteert
van verbeterde toegankelijkheid en beveiliging. Maar waarom zou u personeelsdossiers beter
digitaal kunnen bewaren? Dat leggen we in dit artikel aan u uit.
Wat te bewaren in personeelsdossiers:
- Persoonlijke gegevens: Essentiële informatie zoals naam, adres, geboortedatum en
contactgegevens. - Arbeidsovereenkomst: Kopieën van ondertekende arbeidsovereenkomsten en
eventuele latere wijzigingen. - Salarisgegevens: Overzichten van salaris, bonussen en eventuele salarisaanpassingen.
- Beoordelingen en Evaluaties: Verslagen van prestatiebeoordelingen en andere
evaluaties. - Opleiding en Ontwikkeling: Documentatie met betrekking tot trainingen, workshops
en verdere professionele ontwikkeling. - Arbeidsverzuim en Ziekteverlof: Informatie over ziekteverlof, medische attesten en
gerelateerde correspondentie tenzij hier medische klachten in staan beschreven
Wat NIET te bewaren in personeelsdossiers:
- Onnodige Persoonlijke Informatie: Vermijd het opslaan van overbodige
persoonlijke details die niet relevant zijn voor de arbeidsrelatie. - Medische Geschiedenis: Houd medische informatie strikt gescheiden en volg strikte
privacyrichtlijnen. - Ongepaste Documenten: Voorkom het bewaren van documenten die niet relevant
zijn voor het werk, zoals persoonlijke brieven of niet-werkgerelateerde foto’s. - Discriminerende Informatie: Wees voorzichtig met het opnemen van gegevens die
kunnen leiden tot discriminatie, zoals etnische afkomst, religie of seksuele geaardheid.
Overstappen naar digitale personeelsdossiers
Door over te stappen naar digitale personeelsdossiers zet uw bedrijf of organisatie een
belangrijke stap richting efficiëntie, naleving en veiligheid. Het zorgt niet alleen voor een
georganiseerde en gestroomlijnde werkplek, maar het beschermt ook de privacy van
werknemers en voldoet aan de nieuwste wetgeving. Het is de investering waard om uw
bedrijf te moderniseren en voor te bereiden op de uitdagingen van de toekomst.
Enkele voordelen van digitale personeelsdossiers zijn:
- Snellere toegang tot de dossiers
- Overzichtelijker
- Makkelijker te bereiken en vinden
- Ruimtebesparend
Bent u benieuwd wat Multiscan voor u kan betekenen? Neem dan een kijkje op
https://multiscan.nl/personeelsdossiers-digitaliseren