Het digitaliseren van personeelsdossiers is een slimme stap richting een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige HR-administratie. Papieren dossiers zijn vaak lastig te beheren, nemen veel ruimte in beslag en brengen risico’s met zich mee op het gebied van privacy en databeveiliging. Door te kiezen voor digitalisering krijgt u direct overzicht, snelheid én controle over al uw personeelsinformatie. Met de digitale oplossingen van Multiscan heeft u altijd en overal toegang tot uw personeelsgegevens, volledig AVG-proof en conform de strengste veiligheidsnormen (ISO-27001).
VOORDELEN VAN PERSONEELSDOSSIERS DIGITALISEREN
Laat de dossiers van uw medewerkers digitaliseren door Multiscan en geniet van de onderstaande Laat de dossiers van uw medewerkers digitaliseren door Multiscan en geniet van de onderstaande voordelen. Elk van deze punten draagt bij aan een efficiëntere HR-afdeling en een beter beheersbare administratie:
- Zoek eenvoudiger de juiste personeelsdossiers
- Bespaar opslagruimte in uw kantoor
- Beheer de bewaartermijn per dossier
- Documenten zijn 24/7 beschikbaar
- De dossiers voldoen aan de wet- en regelgeving
- Extra controle op datalekken
Personeelsdossiers digitaliseren maakt uw HR-afdeling flexibeler en bespaart kostbare tijd. Informatie is met één klik vindbaar, wat ideaal is bij audits, interne controles of functioneringsgesprekken. Bovendien kunnen HR-medewerkers, leidinggevenden of accountants veilig en gecontroleerd toegang krijgen tot de juiste documenten, zonder risico op verlies of schade van fysieke dossiers.
Daarnaast zorgt het digitaliseren van HR dossiers voor een veilige en duurzame manier van archiveren. Multiscan zorgt ervoor dat alle digitale bestanden voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen en de AVG-richtlijnen. Dankzij het ISO-27001-keurmerk bent u verzekerd van optimale bescherming van persoonsgegevens, inclusief geavanceerde beveiliging tegen datalekken en ongeautoriseerde toegang.
WERKWIJZE VAN MULTISCAN BIJ DIGITALISATIE VAN PERSONEELSDOSSIERS
Het digitaliseren van HR dossiers vraagt om maatwerk en een zorgvuldige aanpak. Multiscan hanteert daarom een transparant en gestructureerd proces, waarbij veiligheid en kwaliteit centraal staan. Onze werkwijze bestaat uit vier duidelijke stappen:
- Kies uw software: U kiest zelf in welk HR- of documentmanagementsysteem de digitale personeelsdossiers worden aangeleverd. Multiscan werkt met bekende systemen zoals Raet, ADP en AFAS. Hierdoor sluit onze oplossing altijd naadloos aan op uw bestaande werkwijze.
- Personeelsdossiers vervoerd met eigen transportdienst: We vervoeren de dossiers veilig met onze eigen transportdienst naar ons beveiligde pand. Wilt u liever dat het scannen bij u op locatie gebeurt? Dat kan ook. Wij brengen de benodigde apparatuur mee en digitaliseren de documenten bij u op kantoor. Zo blijven gevoelige personeelsdossiers binnen uw muren.
- Voorbereiden, scannen en OCR-, IMR- en OMR-toepassingen: Vooraf verwijderen wij alle nietjes, paperclips, Post-its en lege enveloppen. Daarna worden de documenten zorgvuldig gescand met geavanceerde technologie. Dankzij OCR (Optical Character Recognition), IMR (Intelligent Mark Recognition) en OMR (Optical Mark Recognition) kunnen we tekst, cijfers en aangevinkte vakjes automatisch herkennen en omzetten naar doorzoekbare digitale bestanden.
- Opleveren en import in uw softwaresysteem: De oplevering gebeurt geheel volgens uw wens: op dossier-, tab- of documentniveau. De bestanden worden daarna geïmporteerd in uw HR- of DMS-systeem, zodat u direct aan de slag kunt met uw volledig digitale personeelsadministratie.
EXTRA CONTROLE OP DATALEKKEN BIJ HET DIGITALISEREN VAN HR DOSSIERS
Bij Multiscan staat informatiebeveiliging centraal. Tijdens het digitaliseren van personeelsdossiers voeren wij een extra veiligheidscontrole uit om datalekken te voorkomen. Ieder uitgaand dossier wordt handmatig gecontroleerd, zodat documenten niet verkeerd worden gekoppeld of verzonden. Deze extra stap garandeert maximale betrouwbaarheid en sluit perfect aan bij onze ISO-27001-gecertificeerde beveiligingsstandaarden. Zo weet u zeker dat gevoelige personeelsinformatie in vertrouwde handen is.
LAAT UW PERSONEELSDOSSIERS DIGITALISEREN DOOR MULTISCAN
Wilt u ruimte besparen, uw HR-processen versnellen en beter voldoen aan de AVG? Laat dan uw personeelsdossiers digitaliseren door Multiscan. Wij zorgen voor een veilige, nauwkeurige en toekomstbestendige oplossing op maat. Onze experts komen graag bij u langs voor een inventarisatie en bespreken de mogelijkheden van het digitaliseren van HR dossiers binnen uw organisatie.
Bel ons vandaag nog via 0527 690 216 of vul het offerteformulier in. Samen zorgen we ervoor dat uw personeelsadministratie volledig klaar is voor de digitale toekomst.