Digitaliseren Gemeente Hilversum

MultiScan digitaliseerde voor de Gemeente Hilversum de gemeentelijke archieven gedigitaliseerd.


Digitaliseren

Het archief bestond uit de volgende onderdelen: bouw- en omgevingsvergunningen, bodemdossiers, milieudossiers en personeelsdossiers. De doelstelling van de opdracht was de analoge dossiers vervangen door digitale kopieën zodat de fysieke originelen kunnen worden vernietigd. De gedigitaliseerde bestanden, m.u.v. de personeelsdossiers zijn overdagen aan het streekarchief. Het project betrof het transporteren, voorbereiden, scannen, metadateren en converteren van de dossiers. Het scannen van de tekeningen is uitgevoerd conform de Metamorfoze richtlijnen. Met behulp van preservation imaging konden we de papieren originelen feilloos overzetten naar digitale documenten. De term preservation houdt in dat de digitale afbeeldingen van voldoende kwaliteit moeten zijn dat ze het originele materiaal kunnen vervangen. De verwerking is binnen 12 maanden uitgevoerd (2018-2019). Gemeente Hilversum is na afronding van het project overgegaan op vernietiging van de archiefdelen.

Over Gemeente Hilversum

De Gemeente Hilversum, Mediastad in het groen en bekend van de architecten Dudok en Duiker en van het instituut voor Beeld en Geluid, heeft circa 89.000 inwoners. De kernwaarden zijn: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is blijven ontwikkelen. Nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar Gemeente Hilversum voor staat.

Gemeente Hilversum heeft als doel digitaal te kunnen werken zonder dat medewerkers gebonden zijn aan de plaats waar de papieren dossiers zich bevinden. Om de ambitie van flexibel werken te realiseren is er onder meer besloten de gemeentelijke archieven te digitaliseren ter vervanging van de fysieke dossiers.

MultiScan als digitaliseringspartner

Na de uitvoering van een succesvol project t.a.v. het digitaliseren van de gemeentelijke archieven heeft MultiScan nog enkele kleine archieven (o.a. registers en tanksaneringen) en voor het streekarchief Hilversum de familiekaarten gedigitaliseerd.

Projectleider Edward de Beer aan het woord

“In september 2017 ben ik in dienst gekomen bij de gemeente Hilversum. De voorbereiding op het digitaliseren van de Bouw- en omgevingsvergunningen, bodemdossiers, milieudossiers was al in volle gang. Mijn voorganger had al een hoop werk verzet. De bouwvergunningen waren al scanklaar gemaakt. De omgevingsvergunningen moesten nog voorzien worden van scheidingsvellen. De bodemdossiers waren voor het grootste gedeelte klaar en de milieuvergunningen moesten nog geschoond worden. Tijdens het project kwam de vraag om de personeelsdossiers ook te scannen. Na een soepel verlopen aanbesteding waarbij Multiscan als beste uit de bus kwam, konden de bouwvergunningen naar Urk. De wens van de gemeente was om elke week ter plaatse een controle te houden.

Elke woensdag kreeg ik van Multiscan een kamer ter beschikking om de controles te doen. Bijkomend voordeel van de wekelijkse controles is dat bij onduidelijkheden over de aangeleverd metadata en dossiers direct contact is. Dit voorkomt ruis op de lijn en bevorderd de kwaliteit van het eindresultaat. Tijdens het digitaliseringsproces van de bouw- en omgevingsvergunningen liepen we tegen een aantal uitdagingen aan. Hoe goed je het ook voorbereid, je komt altijd verassingen tegen. Constructietekeningen die achter het scheidingsblad Bouwtekeningen zaten. Gelukkig dacht Multiscan met ons mee zodat met een hersteloperatie dit probleem werd opgelost.

Waar ik vooraf erg tegenop zat waren de milieuvergunningen. In het verleden waren deze al een keer gescand maar niet op vervangingsniveau. De metadata bestond uit twee samengevoegde metadatalijsten. Uiteindelijk viel het tijdens de uitvoering reuze mee. De bodemdossiers hadden we gesplitst in bodemrapporten en correspondentie. Alleen de bodemrapporten zouden gedigitaliseerd worden maar de adviseur Milieu wilden ook de correspondentie gedigitaliseerd hebben. Dit was geen probleem. De correspondentie is op een later moment gedigitaliseerd en toegevoegd aan de bodemrapporten.

Al met al heb ik een jaar lang bij Multiscan de controles mogen doen. En ik moet zeggen het was geen straf. Ik mis af en toe nog mijn wekelijkse uitstapje naar Urk. Wat ik potentiële klanten als tip wil meegeven. Zorg voor een goede voorbereiding. Zorg dat dossiers voorzien zijn van een uniek kenmerk, scheidingsvellen uniform zijn en de metadata niet voor meerdere interpretaties vatbaar zijn.”