Een opgeruimde werkplek begint met een digitaal archief. Heeft u ook last van een werkplek met overvolle dossiers? Het zoeken naar uitgeprinte documenten of kwijtgeraakte documenten? Dan is het hoog tijd om uw papieren archief te digitaliseren.

Wist u dat u 22% van de tijd op een werkdag actief ben met het zoeken en her creëren van documenten? Dit komt neer op bijna één werkdag per week! Het vervolgens maar liefst €120 kost om zoekgeraakte documenten te herstellen en er doorgaans 19 kopieën van een papieren document worden gemaakt? Dit blijkt uit onderzoek van Ricoh (2019). Zonde van uw kostbare tijd, geld en papierverspilling.

NEEM DE STAP NAAR EEN EFFICIËNTE WERKOMGEVING

Door de hoeveelheid informatie die blijft toenemen is digitalisering onmisbaar geworden om een efficiënte werkomgeving te kunnen realiseren. Digitalisering en automatisering worden door velen nog gezien als een bedreiging die ervoor zorgt dat de mens vervangen wordt. De sleutel naar succes is hierin is om het om te draaien en digitalisering juist als een kans te zien. Door het digitaliseren van uw papieren documenten houden uw medewerkers namelijk meer tijd over om toegevoegde waarde te bieden aan uw organisatie. Denk aan het beter onderhouden van klantcontacten en het werven van nieuwe klanten. Dit brengt voor alle drie de partijen; medewerkers, de organisatie en de klant een win-win situatie met zich mee.  

Verder onderzoek van Ricoh (2019) laat zien dat 62% van de zakelijke leiders ervaart dat de informatiesilo’s binnen de verschillende bedrijfsdisciplines het delen van informatie in de weg staat. Om het maximale uit digitalisering te halen is het belangrijk dat bedrijfsprocessen zoveel mogelijk op elkaar worden aangesloten. Wat het beste bij u past is natuurlijk per organisatie en werknemers verschillend. Er wordt er vaak gedacht dat digitaliseren het meest interessant is voor grote bedrijven maar dit is niet waar. Uit recent onderzoek door Ricoh blijkt dat 70% van alle Europese, met Nederland voorop, midden bedrijven al digitale technologie inzet om hun bedrijf te laten groeien. Kleinere bedrijven blijken vooralsnog minder gedigitaliseerd meldt het CBS in recent onderzoek (2020).

WIN-WIN SITUATIE

Inmiddels ziet u het voordeel van de flinke tijdsbesparing die digitaliseren voor uw organisatie op kan leveren vast wel in. Maar dit is niet het enige voordeel dat digitalisering te bieden heeft. Laten we alle voordelen nogmaals voor u op een rij zetten. Het altijd en overal kunnen beschikken over de juiste informatie zal ervoor zorgen dat u en uw werknemers en collega’s snel kunnen schakelen ten tijde van verandering en betere beslissingen kunnen nemen. Daarnaast is digitaliseren een groot goed binnen het bereiken van uw eventuele duurzaamheidsdoelstellingen.

Tot slot zal digitalisering bijdragen aan het beter op elkaar aan laten sluiten van processen, zowel intern tussen afdelingen en collega’s als extern met leveranciers en klanten. Dit levert u niet alleen efficiencyvoordelen op, maar ook een betere samenwerking.

WERK EFFICIËNTER EN REDUCEER STRESS

Een rommelige werkplek zorgt niet alleen voor chaos op uw bureau, maar ook voor chaos in uw hoofd. Het concentratievermogen neemt sneller af, u kunt u gehaast voelen en raakt sneller gefrustreerd wanneer zoekgeraakte documenten niet snel genoeg te vinden zijn. De beste remedie hiervoor is dan ook: orde in het archief zorgt voor orde in uw hoofd en daarmee voor minder stress. Ruim uw omgeving op en werk efficiënter. Want hoe prettig is het dat u na een drukke werkdag met een voldaan gevoel naar huis gaat in plaats van dat u het gevoel hebt dat u weer tijd tekort bent gekomen?

Met alle technologische ontwikkelingen zijn er vandaag de dag genoeg digitale hulpmiddelen om informatie en documenten op die manier te beheren dat ze snel en makkelijk gevonden kunnen worden. Bij MultiScan zijn we u graag van dienst bij het digitaliseren van uw archief om uw werk zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neemt u dan contact op met één van onze specialisten of vraag een vrijblijvende offerte aan via info@multiscan.nl