Goede informatievoorziening is binnen een bedrijf van groot belang. Zo kunt u er namelijk voor zorgen dat alle medewerkers op hetzelfde moment over de juiste informatie beschikken. Door de nieuwe gedigitaliseerde manier van informatievoorziening werken de medewerkers ineens met hele andere middelen dan vroeger. Dit zal naar verwachting voor verwarring zorgen. Hoe kunt u ervoor zorgen dat de medewerkers sneller en beter omgaan met deze nieuwe manier van informatievoorziening?
STRUCTUUR IN DE DIGITALE INFORMATIEOPSLAG
Voorheen werden vrijwel alle documenten gearchiveerd in een papieren archief. Het voordeel ervan was dat alle papieren op één bepaalde plek opgeslagen werden. Daarnaast hadden enkel de bevoegde medewerkers toegang tot het archief waardoor zij verantwoordelijk waren voor de aanwezigheid van de documenten. Tegenwoordig leven we in een gedigitaliseerde samenleving waardoor vrijwel alle documenten gedigitaliseerd zijn en op verschillende plekken opgeslagen worden.
Voor bedrijven ligt hier een enorme uitdaging aangezien alle documenten op zoveel verschillende plekken opgeslagen worden. Hierdoor bestaat de kans dat belangrijke documenten kwijtraken of per ongeluk verwijderd worden. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Medewerkers hebben bepaalde richtlijnen nodig waardoor zij weten op welke wijze de documenten precies opgeslagen moeten worden. Er moet simpelweg structuur aangebracht worden.
INFORMATIEBEHEER
In het digitale informatievoorziening proces bespeuren we nog steeds veel te veel handelingen. Zo scannen medewerkers bijvoorbeeld bestanden, mailen het vervolgens naar een collega en slaan het bestand allebei in een andere omgeving op. Ook hieruit blijkt dat de structuur mist. Een goed informatiebeheersysteem is van groot belang. Hierdoor kan het bestand door middel van tekstherkenning gescand worden.
Na het scannen wordt het bestand op de juiste beveiligde plek opgeslagen. Ook kunt u via deze tool bepaalde bestanden met één klik op de knop terugvinden.
VERSCHILLENDE WERKPLEKKEN
Door het nieuwe werken zijn medewerkers in de mogelijkheid om op meerdere plekken te werken. Het is daardoor van groot belang dat verschillende documenten op diverse plekken opgehaald kunnen worden. De documenten moeten dus digitaal beschikbaar zijn.
Daarnaast moeten de documenten op verschillende apparaten zoals een iPad, telefoon en laptop geopend kunnen worden. Op deze manier zijn medewerkers in staat om op elk moment op bepaalde vragen te reageren.
WAAR IS VERDERE DIGITALISERING MOGELIJK?
Er zijn tegenwoordig nog steeds redelijk wat bedrijven die niet al hun werkprocessen gedigitaliseerd hebben. De stapels papier liggen nog steeds op het bureau en het bedrijf gaat eigenlijk niet mee met de veranderingen in de samenleving. Dit kan zo zijn omdat zij bijvoorbeeld geen idee hebben wat de voordelen van digitaal archiveren eigenlijk zijn.
Wilt u uw documenten ook digitaliseren of er meer over te weten komen? Bekijk dan bijvoorbeeld eens onze digitaliseren pagina.