DIGITALE POSTVERWERKING BIJ MULTISCAN
“De postverwerking binnen mijn bedrijf heeft een belangrijke efficiencyslag gerealiseerd door de hulp van Multiscan. Ik ben erg tevreden over de dienstverlening.”
Dagelijks ontvangt uw organisatie grote hoeveelheden post. Het handmatig sorteren, verspreiden en archiveren hiervan kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Met digitale postverwerking van Multiscan zet u een belangrijke stap richting een efficiëntere, overzichtelijker en toekomstbestendige werkwijze. Wij helpen u om uw poststromen te stroomlijnen door post snel en veilig te digitaliseren en direct beschikbaar te maken binnen uw systemen.
DIT ZIJN ONZE VOORDELEN VAN POSTVERWERKING
- Efficiencyslag voor uw bedrijf
- Binnengekomen post voor 12.00 uur aangeleverd in uw systeem
- Verwerking via onze postbus of door de scanner op locatie
WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING?
Digitale postverwerking houdt in dat uw fysieke en digitale post centraal wordt verwerkt, gescand en verrijkt met relevante kenmerken. Hierdoor wordt uw post automatisch opgenomen in uw archiefsysteem, DMS of financiële administratie. Door post digitaliseren maakt u informatie direct toegankelijk voor de juiste medewerkers, ongeacht locatie of tijdstip.
Vooral het inkomende post digitaliseren levert grote voordelen op. Post raakt niet meer kwijt, doorlooptijden worden korter en u behoudt altijd overzicht over uw documentstromen. Zo verandert post van een administratieve last in een efficiënte informatiestroom.
POSTVERWERKING UITBESTEDEN: FOCUS OP UW COREBUSINESS
Het postverwerking uitbesteden aan Multiscan bespaart uw organisatie tijd, ruimte en kosten. Wij nemen het volledige proces uit handen: van ontvangst en digitalisering tot classificatie en oplevering. U hoeft geen interne capaciteit meer vrij te maken voor handmatige verwerking en kunt zich volledig richten op uw kernactiviteiten.
Met externe postverwerking bent u bovendien verzekerd van continuïteit, schaalbaarheid en vaste kwaliteitsstandaarden. Uw post wordt op de dag van binnenkomst verwerkt en is in veel gevallen vóór 12.00 uur digitaal beschikbaar.
ONZE VOORDELEN VAN POSTVERWERKING
Door te kiezen voor postverwerking bij Multiscan profiteert u van duidelijke voordelen. Uw organisatie maakt een directe efficiencyslag doordat post sneller beschikbaar is en minder handmatige handelingen vereist. Afhankelijk van uw voorkeur leveren wij de documenten aan via e-mail of rechtstreeks in uw DMS. Zo sluit onze dienstverlening naadloos aan op uw bestaande processen.
POSTVERWERKING VIA ONZE POSTBUS
Uw analoge post wordt via een speciale postbus rechtstreeks naar Multiscan gestuurd. Wij nemen de volledige verwerking voor onze rekening: openen, scannen, classificeren en digitaal aanleveren volgens uw specificaties. Deze vorm van externe postverwerking is ideaal voor organisaties die hun poststromen volledig willen centraliseren en ontzorgen.
POST DIGITALISEREN VIA SCANNER OP LOCATIE
Wilt u de post liever intern ontvangen, maar extern laten verwerken? Dan plaatsen wij een scanner op locatie. U scant de post eenvoudig in, waarna deze via een beveiligde SFTP-verbinding bij Multiscan binnenkomt. Wij verzorgen de verdere verwerking en leveren de bestanden gestructureerd aan. Zo combineert u controle op locatie met de voordelen van professionele digitale postverwerking.
INKOMENDE POST DIGITALISREN EN DIRECT IN UW DMS
Na verwerking wordt zowel analoge als digitale post direct opgenomen in uw document management systeem. Hierdoor hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun documenten. Door inkomende post digitaliseren en centraal beschikbaar te maken, voorkomt u zoekgeraakte poststukken en inefficiënte postkamers.
EXTERNE POSTVERWERKING VOLGENS UW KENMERKEN
Multiscan verwerkt uw post volledig volgens uw wensen. Denk aan aanlevering op naam, afdeling, datum of onderwerp. Door deze gestructureerde vorm van postverwerking vindt u documenten snel terug en behoudt u controle over uw informatiehuishouding. Dit zorgt voor overzicht, compliance en een hogere productiviteit.
WAAROM POSTVERWERKING UITBESTEDEN AAN MULTISCAN?
Door postverwerking uitbesteden aan Multiscan kiest u voor zekerheid, snelheid en kwaliteit. Wij verwerken uw post op de dag van binnenkomst en zorgen dat belangrijke documenten razendsnel beschikbaar zijn. Of het nu gaat om inkomende post digitaliseren of volledige externe postverwerking: wij bieden een oplossing die meegroeit met uw organisatie.
Wilt u weten wat digitale postverwerking voor uw organisatie kan betekenen? Vraag vrijblijvend een offerte aan en ervaar hoe Multiscan uw postprocessen slimmer, sneller en overzichtelijker maakt.
MEER WETEN OVER MULTISCAN?
In onze bedrijfsvideo stellen wij ons graag aan u voor.
Ook uw facturen door Multiscan laten digitaliseren? Bekijk de pagina Factuurverwerking voor meer informatie.