PATIËNTENDOSSIERS DIGITALISEREN DOOR MULTISCAN
Voor zorginstellingen, klinieken, ziekenhuizen en huisartsen geldt een wettelijke bewaarplicht van minimaal vijftien jaar voor alle medische dossiers. Dit betekent dat organisaties dagelijks te maken hebben met groeiende fysieke archieven die niet alleen ruimte innemen, maar ook continu goed beveiligd moeten worden. Fysieke opslag maakt het bovendien lastiger om dossiers snel terug te vinden of veilig te delen met andere zorgprofessionals. Door patiëntendossiers digitaliseren ontstaat één centraal, digitaal en beveiligd systeem waarmee u de gegevens eenvoudig kunt beheren, raadplegen en delen binnen uw EPD (Elektronisch Patiëntendossier).
Multiscan biedt hierbij een complete en gecertificeerde oplossing. Dankzij onze ISO-27001-certificering voldoet onze dienstverlening aan de hoogste standaard voor informatiebeveiliging. Hiermee bent u verzekerd van een veilige en betrouwbare digitaliseringspartner die zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke medische gegevens.
UW PATIËNTENDOSSIERS DIGITALISEREN EN VOORZIEN VAN METADATA: EENVOUDIG EN SNEL ZOEKEN
Bij patiëntendossiers digitaliseren maakt Multiscan gebruik van twee gangbare verwerkingswijzen. De eerste methode is digitalisering op patiëntniveau: elk dossier wordt omgezet naar één doorzoekbare PDF met volledige tekstherkenning. De tweede optie is een meer gedetailleerde verwerking waarbij elk document binnen een dossier afzonderlijk wordt gescand en voorzien van specifieke metadata, zoals specialisme, documenttype, behandelaar en datum.
Dankzij deze slimme structuur vervangt het digitale dossier het fysieke archief volledig en ontstaat een helder, logisch en toekomstbestendig digitaal patiëntendossier. Met behulp van OCR-technologie (Optical Character Recognition) wordt iedere pagina automatisch herkend en omgezet naar doorzoekbare tekst. Hierdoor kunt u met één zoekopdracht binnen enkele seconden het juiste document vinden – iets wat in een fysiek archief vaak minuten tot soms uren kost. Metadata verhoogt tevens de kwaliteit van uw informatiebeheer, ondersteunt audits en maakt samenwerking binnen een zorgteam efficiënter.
DIGITALISERING VAN MEDISCHE GEGEVENS OP VEILIGE EN VERTROUWELIJKE WIJZE
Het digitaliseren van medische gegevens vraagt om een uiterst zorgvuldige en veilige aanpak. Multiscan werkt volgens strenge protocollen die zijn ontworpen om de integriteit, privacy en vertrouwelijkheid van uw patiëntendossiers te garanderen. Tijdens elke stap van het proces – van ontvangst van het fysieke dossier tot levering van de digitale bestanden – worden controles uitgevoerd om de veiligheid en juistheid te borgen.
Daarnaast hebben al onze medewerkers een strikte geheimhoudingsplicht en hebben zij een geldige VOG-verklaring. Hiermee voldoet het volledige proces van patiëntendossiers digitaliseren aan de wettelijke AVG-vereisten en de normen die binnen de zorgsector gelden.
PATIËNTENDOSSIERS INSCANNEN BIJ MULTISCAN OF BIJ U OP LOCATIE
Multiscan biedt flexibele oplossingen voor het patiëntendossiers digitaliseren proces. U kunt ervoor kiezen de fysieke dossiers door onze eigen beveiligde transportdienst te laten ophalen. Deze dossiers worden vervolgens verwerkt in onze beveiligde productieruimte.
Wenst u dat de dossiers uw locatie niet verlaten? Dan kunnen wij de digitalisering ook volledig bij u op locatie uitvoeren. Dit is ideaal voor archieven die om veiligheidsredenen of praktische redenen niet extern mogen worden vervoerd.
Heeft u na de eerste grote digitaliseringsslag regelmatig nieuwe papieren documenten die moeten worden omgezet naar digitaal? Dan kunt u deze periodiek opsturen via onze transportdienst of uw eigen koerier, zodat uw digitale EPD continu up-to-date blijft.
UW DOSSIERS IMPORTEREN IN HET ELEKTRONISCH PATIËNTENDOSSIER (HIS OF EPD)
Digitalisering staat hoog op de agenda binnen de zorg, en terecht: een efficiënt ingericht EPD of HIS vormt de basis voor moderne, veilige en patiëntgerichte zorg. Multiscan zorgt ervoor dat uw gedigitaliseerde dossiers naadloos integreren in uw bestaande systemen, zoals Medicom, Pharmapartners en diverse andere HIS- en EPD-systemen.
Door gebruik te maken van gestandaardiseerde formats en slimme import-koppelingen kunt u de digitale patiëntinformatie direct inzien binnen uw vertrouwde zorgsoftware. Zo vormt patiëntendossiers digitaliseren een waardevolle stap richting volledige digitale zorgprocessen.
MEER INFORMATIE OVER HET DIGITALISEREN VAN PATIËNTENDOSSIERS
Wilt u de overstap maken naar een volledig digitaal patiëntendossier? Multiscan ondersteunt organisaties al meer dan twintig jaar met professionele en uiterst beveiligde oplossingen voor patiëntendossiers digitaliseren. Wij begeleiden u in elke fase van het traject: van inventarisatie en planning tot digitalisering, kwaliteitscontrole en integratie in uw EPD.
Ons team staat klaar om u te adviseren over de beste aanpak voor uw organisatie, zodat u voldoet aan de wetgeving, uw processen efficiënter maakt en de privacy van uw patiënten altijd gewaarborgd blijft.
Meer weten? Bekijk welke documenten Multiscan nog meer voor u kan digitaliseren, bel onze specialisten via 0527 690 216 of vul het offerteformulier in voor een scherpe en vrijblijvende prijsopgave.