Digitaliseren Gemeente Wijdemeren

Multiscan digitaliseerde voor Gemeente Wijdemeren o.a. de bouw- en omgevingsvergunningen en bodemrapporten.

Digitaliseren

In 2015 kreeg Multiscan na een aanbesteding de volgende hoofdopdracht: het scannen van 145 m2 bouwarchief over de periode 1902 tot 2015. De doelstelling van de opdracht was de analoge dossiers vervangen door digitale kopieën zodat de fysieke originelen kunnen worden vernietigd. De gedigitaliseerde bestanden werden overdagen aan het streekarchief. Het project betrof het transporteren, voorbereiden, scannen, metadateren en converteren van de dossiers. Het scannen van de tekeningen is uitgevoerd conform de Metamorfoze richtlijnen. Met behulp van preservation imaging konden we de papieren originelen feilloos overzetten naar digitale documenten. De term preservation houdt in dat de digitale afbeeldingen van voldoende kwaliteit moeten zijn dat ze het originele materiaal kunnen vervangen. Inmiddels zijn alle dossiers duurzaam opgeslagen in een extern e-depot. De voorbereidingen voor webpublicatie zijn naar verwachting in september 2019 afgerond.

Over Gemeente Wijdemeren

De gemeente Wijdemeren is een relatief kleine gemeente in de provincie Noord-Holland. Wijdemeren is ontstaan op 1 januari 2002 door samenvoeging van de voormalige gemeenten ’s-Graveland en Nederhorst den Berg in de provincie Noord-Holland en de gemeente Loosdrecht in de provincie Utrecht.

Digitalisering bij gemeentelijke overheden speelt een factor die niet meer is weg te denken in de dagelijkse informatievoorziening door de overheid aan haar burgers, bedrijven en instellingen. De bouwarchieven van de gemeente Wijdemeren en rechtsvoorgangers is de meest geraadpleegde informatiebron. Door digitaliseren met als doel papieren documenten te vervangen, zijn de digitale bouwdossiers overgebracht naar het Streekarchief in Hilversum. Dit was een belangrijk moment, want het betrof de eerste digitale overbrenging van archieven in de regio Gooi- en Vechtstreek. Door deze digitalisering zal de dienstverlening aan inwoners en interne klanten verbeteren. Een digitaal archief biedt meer zoekmogelijkheden en vergroot daardoor de toegankelijkheid. De analoge dossiers worden na verloop van tijd vernietigd.

Multiscan als digitaliseringspartner

Multiscan is tot de dag vandaag dé digitaliseringspartner van Gemeente Wijdemeren. Naast het digitaliseren van het bouwarchief over de periode van 1902 tot 2015, zijn ook de volgende documenten gedigitaliseerd:

• Bouwdossiers periode 2016 en 2017
• Bodemrapporten periode 1990-2018
• Luchtfoto’s periode 1976-2001
• Gebruikersvergunningen
• Divers kaartmateriaal (ongebruikelijke formaten
• Anonimiseren van de bodemrapporten

Projectleider Henri Spijkerman aan het woord

Mijn ervaringen als projectleider vanuit de gemeente in de samenwerking met Multiscan zijn zeer positief. Multiscan heeft een deskundig team, afspraak is afspraak en het management denkt altijd mee in oplossingen.

Betrouwbaarheid

De afspraken uit het programma van eisen worden correct uitgevoerd.

Flexibiliteit

Bij verzoeken om extra opdrachten uit te voeren stelt Multiscan zich flexibel op. Tijdens het scanproces bleken een aantal dossiers niet op de juiste wijze (achter het juist barcodeblad) te zijn aangeboden. In onderling overleg, en met een meerwerkofferte, zijn door Multiscan extra werkzaamheden uitgevoerd zodat de afgesproken eindkwaliteit niet in het geding kwam.

Snelheid

De in het bestek afgesproken doorlooptijd van het scanproces wordt gehaald. De snelheid komt vooral ook naar voren bij het afhandelen door Multiscan van verzoeken om informatie tijdens het scanproces uit de bouwdossiers. Een aantal geautoriseerde medewerkers van de gemeente kunnen via de website inloggen op het Multiscan ticketsysteem, waar de opgevraagde dossiers digitaal beschikbaar worden gesteld.

Kwaliteit van het personeel

De scanoperators krijgen vooraf instructies bij het scannen die zo secuur mogelijk worden gerealiseerd. Per medewerker wordt de doorlooptijd en kwaliteit gemonitord.

Klantgerichtheid

Tijdens een intakegesprek op kantoor Multiscan te Urk worden alle bedrijfsprocessen doorgenomen. En waar nodig nog eens gespecificeerd. Hierbij stelt Multiscan zich klantgericht op. Het management denkt mee vanuit het perspectief van de klant.

Probleemoplossend vermogen

De kracht van Multiscan zit vooral in de inzet van de techniek tijdens het scanproces. Dit geldt ook voor het herstelproces van de geconstateerde fouten of bij nader gestelde wensen. Multiscan zorgt dan voor de bijpassende technische oplossingen. Hierdoor wordt het signaleren van bepaalde fouten op incidentniveau door de inzet van techniek in alle volgende batches structureel verholpen.