FACTUURVERWERKING DOOR MULTISCAN
“Met de automatische factuurverwerking van Multiscan bespaar ik tijd, geld en ruimte.”
Factuurverwerking is de perfecte oplossing voor bedrijven die te maken hebben met een groot of toenemend aantal inkomende facturen. Verwerking en distributie van de facturen is arbeidsintensief, neemt veel tijd in beslag en kan bovendien zorgen voor een vertraging in de afhandeling ervan. De automatische factuurverwerking van Multiscan kan uw facturen digitaal verwerken en registreert deze direct in uw boekhoudprogramma.
Met onze automatische digitale factuurverwerking zorgen wij ervoor dat u zich ’s morgens direct kunt concentreren op de core business van uw bedrijf.
DE VOORDELEN VAN ELEKTRONISCHE FACTUURVERWERKING VAN MULTISCAN
- Efficiënt en kostenbesparend: automatische verwerking van uw facturen
- Uw facturen voor 12.00 uur digitaal aangeleverd: dezelfde dag ingeboekt
- Maatwerk: factuurverwerking via e-mail of scanner op locatie
- Directe distributie naar de juiste afdeling mogelijk: ter goed- of afkeuring van de factuur
- Al uw facturen gedigitaliseerd: u raakt nooit meer facturen kwijt
Wilt u weten hoe Multiscan uw organisatie kan helpen met geautomatiseerde factuurverwerking? Neem contact op met ons op via het telefoonnummer 0527 690 216 of vul het offerteformulier in voor een vrijblijvende offerte voor uw elektronische factuurverwerking.
WAT IS DIGITALIE FACTUURVERWERKING?
Multiscan verwerkt uw facturen automatisch. Wij doen dit altijd op de door u gewenste wijze. U kunt ervoor kiezen om de facturen door Multiscan direct in uw boekhoudprogramma te laten importeren, maar het is ook mogelijk om de facturen ‘import klaar’ bij u aan te leveren. Onze geavanceerde herkenningssoftware classificeert en sorteert uw facturen, waarna ze naar uw boekhoudprogramma of de juiste afdeling gedistribueerd worden.
ALLES OP ÉÉN CENTRAAL PUNT DOOR FACTUURVERWERKING SOFTWARE
Multiscan zorgt ervoor dat uw papieren en digitale factuurverwerking op één centraal punt in uw organisatie samenkomen. De inkomende facturen worden door ons samengebracht, geregistreerd, herkend en geïmporteerd. U ontvangt de facturen vervolgens exact waar u ze hebben wilt: ter goedkeuring in uw DMS (workflow) en/of in uw boekhoudprogramma.
Facturen die wij voor 12.00 uur ontvangen, verwerken wij deze dezelfde dag.
HOE WERKT DE AUTOMATISCHE FACTUURVERWERKING VAN MULTISCAN?
- Uw facturen komen digitaal binnen bij Multiscan
- Wij verwerken de inkomende facturen
- De facturen worden aangeboden in uw DMS of boekhoudprogramma
Voor onze automatische factuurverwerking hanteert Multiscan een stappenplan. Het stappenplan bestaat uit drie stappen:
1. UW INKOOPFACTUREN KOMEN DIGITAAL BINNEN BIJ MULTISCAN OM TE VERWERKEN
Bij ons kunt u digitaal inkoopfacturen verwerken op drie manieren. De eerste is via een beveiligde dataverbinding (ook wel SFTP genoemd) of via een speciaal voor u ingerichte portal. Een andere mogelijkheid voor inkoopfacturen digitaliseren is via een scanner. Multiscan kan desgewenst een scanner op locatie leveren, waarmee u de papieren facturen scant. Vervolgens stuurt u de facturen via een beveiligde dataverbinding naar ons op.
2. MULTISCAN GAAT AAN DE SLAG MET UW FACTUREN DIGITAAL VERWERKEN
Uw inkomende facturen komen binnen via onze beveiligde dataverbinding, waarna ze naar onze server geüpload zullen worden. Met de geavanceerde herkenning van onze factuurverwerking software kunnen onze systemen ook bepaalde gegevens uit een factuur automatisch herkennen. Zodoende kunnen we uw facturen digitaal verwerken op systematische wijze. Het systeem herkent onder andere de volgende velden:
- Geadresseerde
- Leverancier / crediteur
- Factuurdatum
- BIC-nummer
- IBAN-nummer
Eventuele ontbrekende en niet-herkende gegevens worden handmatig toegevoegd op onze afdeling Data Entry.
3. NA HET FACTUREN DIGITALISEREN WORDEN DEZE AANGEBODEN IN UW DMS OF BOEKHOUDPROGRAMMA
Na het facturen digitaliseren en sorteren worden deze bij u afgeleverd. Multiscan kan de facturen direct in uw boekhoudprogramma importeren of ze via een database in een .xml- of .csv-bestand bij u afleveren.
Het is bij Multiscan ook mogelijk om een workflow op maat te implementeren, indien u bijvoorbeeld geen eigen DMS-oplossing heeft. Hierbij sturen wij de facturen – na verwerking – naar een bepaalde afdeling of persoon ter goed- of afkeuring. De facturen kunnen vervolgens in het boekhoudprogramma geïmporteerd worden.
MULTISCAN IS ISO GECERTIFICEERD
Onder andere bij facturen digitaal archiveren is Multiscan zeer begaan met het milieu en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Tevens hechten wij veel waarde aan het leveren van de beste kwaliteit en het beveiligen van informatie. Hierdoor is Multiscan ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en ISO 26000 gecertificeerd.
EEN OFFERTE AANVRAGEN OM UW INKOMENDE FACTUREN TE DIGITALISEREN
Multiscan helpt u ook graag met inkomende facturen digitaliseren. Wilt u weten hoe wij uw organisatie tijd en kosten bij factuurverwerking kunnen besparen? Neem vrijblijvend contact op via het telefoonnummer 0527 690 216 of vraag een vrijblijvende offerte aan om uw inkomende facturen te digitaliseren.
Ook uw post door Multiscan laten verwerken? Bekijk de pagina Postverwerking voor meer informatie.