Personeelsdossiers Severinus
De ontwikkelingen in de zorgsector zorgen ervoor dat zorginstellingen hun beleid of onderdelen daarvan moeten heroverwegen en waar mogelijk anders, effectiever en efficiënter moeten organiseren. Van daaruit is bij Severinus de behoefte ontstaan om hun personeelsdossiers te laten digitaliseren.
Projectomschrijving
In 2019 kreeg Multiscan de opdracht voor het scannen van 1.550 dossiers. Deze bestonden uit 1.150 dossiers van medewerkers in dienst en 400 dossiers van vrijwilligers. Het doel van deze opdracht was de fysieke dossiers te vervangen door digitale exemplaren. Het project betrof het transporteren, voorbereiden, schonen, scannen, meta dateren en converteren van de dossiers op documentniveau. Het schonen van de dossiers werd digitaal uitgevoerd ten behoeve van het AVG proof inrichten van de dossiers. Hier opvolgend is er een controle datalekken uitgevoerd om te zorgen dat alle documenten in de juiste dossiers zijn geplaatst.
De verwerking is binnen 6 maanden uitgevoerd.
Over Severinus
Severinus is een zorgorganisatie in Veldhoven waarin jong en oud met een verstandelijke beperking in een liefdevolle en veilige omgeving worden opgevangen. Een team van bevlogen medewerkers staat elke dag klaar om samen te werken, met iedereen die op welke manier dan ook, betrokken is bij de cliënten. Hun motto: Liefdevolle en menselijke zorg waarbij men opzoek gaat naar dat echte contact en naar wat mensen echt blij en gelukkig maakt.
Aan het woord: Jolande van Kan, adviseur HRM
Severinus heeft voor Multiscan als scanpartner gekozen na een offertetraject met nog twee andere aanbieders. Op basis van een prijs kwaliteitsafweging is de keuze op Multiscan gevallen. De samenwerking is uitstekend verlopen. De contacten waren informeel en verliepen soepel. Bij een kleine stagnatie aan de start van het proces, als gevolg van een voorbereidingsfout van onze kant, stelde Multiscan zich flexibel en meedenkend op. Het hele scantraject is volgens planning verlopen, zonder problemen. Severinus beveelt Multiscan dan ook van harte aan bij andere organisaties die voor een grote scanoperatie staan.
Digitalisering van papieren archieven bij Multiscan
Elk papieren archief is te digitaliseren. Of het nou gaat om financiële dossiers, cliëntendossiers, bouwvergunningen of patiëntendossiers, Multiscan biedt u een oplossing. Van tevoren bespreken we met u:
- Planning
- Aanpak digitaal archiveren
- Opslag of vernietiging van uw papieren archief
De samenwerking met onze opdrachtgevers en de kwaliteit van onze dienstverlening vormen de basis van onze werkwijze. Bij het digitaliseren van archieven houden we rekening met de wensen van de opdrachtgever. Meer weten over digitaliseren? Vraag dan een vrijblijvende offerte aan.