Digitaal archiveren

DIGITAAL ARCHIVEREN

“Het digitaal archiveren bij Multiscan verliep voorspoedig. Ik beveel ze dan ook bij iedereen aan. Wat ze beloven, maken ze waar.”

Laat uw archief digitaal archiveren bij Multiscan: van een omvangrijk fysiek archief tot een digitaal archief met vele voordelen. Zo creëert u meer ruimte in uw pand en zijn uw dossiers sneller te vinden en op te vragen. Door uw gegevens digitaal te laten archiveren krijgt u een digitaal archief ter beschikking waarin zoeken naar gegevens sterk vereenvoudigd is.

Multiscan heeft meer dan 20 jaar ervaring en is daarom een betrouwbare partner voor het digitaal archiveren van uw dossiers. Onze enthousiaste en gedreven specialisten scannen uw gegevens en koppelen deze aan uw Document Management Systeem (DMS). Vanzelfsprekend gaan we vertrouwelijk om met de archiefstukken.

Dit is de service van Multiscan:

• We vervoeren uw archief met onze eigen transportdienst
• We archiveren tot wel 100.000 documenten binnen 2 weken digitaal
• Korte communicatielijnen
• Veilig digitaal archief
• Wij koppelen uw gegevens aan uw DMS

DE VOORDELEN VAN DIGITAAL ARCHIVEREN

Digitaal archiveren zorgt voor een vermindering van het papiergebruik, wat bijdraagt bij aan de MVO doelstelling van uw organisatie. Dit milieuvriendelijke aspect is niet het enige voordeel van digitaal archiveren. Zo profiteert u onder andere van onderstaande:

• Minder kosten
• Bespaar op het verzenden van archiefstukken
• Altijd een actuele versie van de documenten
• Snel toegang tot informatie

Multiscan helpt uw bedrijf om deze voordelen te realiseren. Door uw archief digitaal te archiveren bespaart u kosten en zijn uw documenten 24/7 beschikbaar.

Voor meer informatie over digitaal archiveren neemt u geheel vrijblijvend contact met ons op door te bellen naar 0527 690 216.

VEILIG DIGITAAL ARCHIVEREN

Multiscan slaat uw digitale archief veilig op. Wij maken tijdens het digitaal archiveren een back-up van de scans op onze servers. Die staan allemaal in ons eigen pand, zodat we niet afhankelijk zijn van een externe partij. Wij maken tegelijkertijd op een tweede groep servers een kopie van de dossiers. Mocht er iets met de eerste groep servers gebeuren, dan kunnen we razendsnel schakelen naar de tweede groep servers. Wij zorgen er voor dat Uw gegevens dus veilig opgeslagen en altijd toegankelijk zijn.

WIJ BIEDEN EENVOUDIGE TOEGANG TOT UW DIGITALE ARCHIEF

Bespaar uzelf een lange zoektocht door uw fysieke archief te laten digitaliseren en vervangen door enkele muisklikken. Voordat we beginnen met digitaal archiveren, overleggen we met u hoe de gegevens opgeslagen moeten worden. Hierbij nemen we uw technische specificaties in acht. Op deze manier garanderen we een probleemloze integratie met uw DMS. Van het volledige digitale archief wordt een exportbestand gemaakt. Heeft u een softwarepakket van Raet, Pharmapartners of een ander digitaal archief? We importeren in ieder softwarepakket de gedigitaliseerde archiefstukken rechtstreeks in uw systeem.

EXPORT VAN UW DIGITAAL ARCHIEF

Multiscan kan uw digitale archief tijdelijk opslaan op onze beveiligde servers. Wij leveren uw digitale archief volgens uw specificaties aan. Op deze manier kunt u uw digitale archief moeiteloos integreren in uw huidige softwarepakket. Voor sommige systemen zoals Raet, Pharmapartners, ADP, Promedico en meer importeert Multiscan uw digitale archief rechtstreeks in het systeem.

OPSLAG DIGITAAL ARCHIEF

Multiscan slaat desgewenst uw digitale archief tijdelijk op, op onze beveiligde servers. In principe bewaren we uw digitale archief minimaal drie maanden, maar indien gewenst is het mogelijk om dit te verlengen met een jaar. Dit geeft uw bedrijf de ruimte om de juiste infrastructuur op te zetten voor uw digitale archief.

ONS DIGITAAL ARCHIEF

Wanneer u de digitale informatie niet alleen met uw afdeling maar met de gehele organisatie wenst te delen, kunt u gebruik maken van het digitaal archiveersysteem van Multiscan. U logt dan in op het digitale archief, waar u alle gewenste documenten kunt opvragen (indien u hiervoor de rechten heeft).

DIGITAAL ARCHIEF BIJHOUDEN

Na het digitaliseren beschikt u over een volledig digitaal archief, waardoor u geen fysiek archief meer nodig heeft. Toch komt het voor dat u nog papieren documenten ontvangt. Het is belangrijk dat deze documenten ook opgenomen worden in uw digitale archief. Multiscan helpt u erg graag met het digitaal archiveren van deze documenten. We noemen dit ‘aanwas scanning’. Hiermee scannen we incidenteel papieren documenten in om uw digitale archief aan te vullen en up-to-date te houden. Neem contact met ons op voor meer informatie of het aanvragen van een vrijblijvende offerte.

TIPS VOOR EEN OVERZICHTELIJK DIGITAAL ARCHIEF

We kunnen het ons voorstellen dat het laten digitaliseren van uw archief een mooi moment is om het archief eens nauwkeurig uit te zoeken en op te schonen. Ook kan het een lastige klus zijn, als uw fysieke archief van grote omvang is. Daarom geven we u graag een aantal tips voor een overzichtelijk digitaal archief:

1. Beoordeel de documenten op relevantie: als uw archief bestaat uit een groot aantal documenten, raden we aan om te beginnen met het digitaliseren van de belangrijkste archiefstukken. Stel prioriteiten aan documenten die u vaak nodig heeft of van hoge waarde zijn. De minder belangrijke stukken komen dan later aan bod.
2. Laat uw archief stap voor stap digitaliseren: om ervoor te zorgen dat u het overzicht niet verliest, is het aan te raden om gefaseerd uw archief te digitaliseren. Zo houdt u niet alleen de controle over de te archiveren stukken, maar kan uw personeel zich ook voorbereiden op de wijziging naar het digitale archief.
3. Zorg voor een geordend proces: de meeste organisaties moeten wennen aan het werken met een digitaal archief en de werkprocessen die daarbij horen. Daarom raden we aan om te zorgen voor voldoende draagvlak en flexibiliteit van uw werknemers. Ook is het verstandig om uw personeel te betrekken in het digitalisatieproces en te vragen om feedback voor, tijdens en na de digitalisering.
4. Kies voor een betrouwbare externe partij: is uw te digitaliseren archief zeer groot? Dan doet u er goed aan om een betrouwbare externe partij in te schakelen, die u door het proces begeleidt. Naast het aanschaffen van een professioneel en gebruiksvriendelijk DMS, is het belangrijk om een digitalisatiepartner in te schakelen die ervaren is en veel kennis heeft van grote operationele processen. Multiscan is dé specialist in het digitaal archiveren van grote fysieke archieven en het koppelen van de digitale informatie met het DMS van uw keuze.

MEER WETEN OVER DIGITAAL ARCHIVEREN?

Wilt u meer weten over het digitaal archiveren van uw fysieke archief bij Multiscan of wilt u direct een vrijblijvende offerte aanvragen? Neem dan contact met ons op via 0527 690 216, info@multiscan.nl of vul het contactformulier in. We beantwoorden uw vragen of offerteaanvraag zo spoedig mogelijk.