Uw archief digitaliseren? De belangrijkste aandachtspunten op een rij

Profiteren van alle voordelen van een digitaal archief? Dan helpt MultiScan u daar graag bij! Hieronder leest u meer informatie en tips over waar u op moet letten alvorens uw archief gedigitaliseerd wordt.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Digitaliseren is een arbeidsintensief proces. Veel bedrijven denken dat ze dit proces zelf goed in eigen beheer kunnen uitvoeren. In de praktijk blijkt dit vaak toch meer voeten in aarde te hebben dan in eerste instantie gedacht wordt. Het digitaliseren van uw archief is namelijk ook een foutgevoelig proces.

Bij MultiScan adviseren onze specialisten dat u zich vooraf al bedenkt hoe u wilt dat het eindproduct eruit gaat zien. Als u dit voor ogen heeft is het gemakkelijker om de stappen te bepalen die nodig zijn om dit eindresultaat te behalen dan wanneer u logischerwijs van het begin naar eindproduct toe zou werken. Dit zal u tijd en geld besparen en helpen fouten te voorkomen.

Schonen van uw archief

Afhankelijk van de omvang van uw archief kan het handig zijn om op voorhand uw dossiers op te schonen en te ordenen. Bij kleine archieven kost dit vaak minder tijd om te realiseren dan bij een groot archief. Dit komt doordat het schonen van uw dossiers op voorhand veel tijd in beslag kan nemen. Om efficiënter te werk te gaan en tijd te besparen adviseert MultiScan in sommige gevallen het schonen digitaal uit te voeren. Het schonen wordt dan digitaal uitgevoerd tijdens het indexeren van de gescande documenten. Tijdens dit proces worden naar wens van de klant alle niet relevante documenten uit het archief verwijdert of in de juiste volgorde van het dossier gewaarborgd blijft.

Scannen

Bij MultiScan hebben we een breed aanbod van professionele scanners beschikbaar die passend zijn voor elke opdracht en wensen van de klant. Wij geven u de juiste voorlichting over welke scankwaliteit het beste past bij uw wensen en voeren altijd een pre-scan uit. Na het uitvoeren hiervan weet u vroegtijdig in het proces of de aantallen zoals begroot in de offerte overeenkomen met de daadwerkelijke aantallen. Bij complexere projecten doen wij dit door middel van een Proof of Concept. Aan de hand van de Proof of Concept kunt u beoordelen of de scans naar wens zijn en welke aanpassingen er indien nodig zijn. MultiScan garandeert u altijd de beste scankwaliteit.

Optimaal scanresultaat

Na het scannen van uw archief worden deze zorgvuldig gecontroleerd op blanco pagina’s, worden scheef gescande pagina’s rechtgezet (deskewing) of kunnen deze juist worden geroteerd op basis van de tekstrichting.

Documentscheiding

Om het digitaliseren van archieven overzichtelijk te maken past MultiScan het invoegen van barcodebladen toe. Deze barcodebladen bevatten een code die het mogelijk maakt dat wanneer er grote hoeveelheden papieren archief achtereenvolgend worden gescand, de scanner geïnformeerd wordt wanneer er een nieuw dossier begint.

OCR

Een belangrijk gegeven rondom efficiënt scannen is Optical Character Recognition. Onze OCR-software wordt ingezet om papieren documenten en boekwerken om te zetten naar digitale gearchiveerde bewerkbare versies. Door het inzetten van deze functie wordt het document als informatief document gescand waarin alle relevante informatie herkent wordt en makkelijk terug te zoeken is in het document.

Bent u benieuwd geworden naar de mogelijkheden voor het digitaliseren van uw archief? Of u nu een groot of klein archief heeft, bij MultiScan bent u aan het juiste adres!

Voor meer informatie neem contact op met een van onze specialisten via telefoonnummer: 0527-690216 of vraag een vrijblijvende offerte aan via info@multiscan.nl.