Er is tegenwoordig steeds meer bedrijfsgevoelige of andere vertrouwelijke informatie in omloop, wat natuurlijk niet in verkeerde handen terecht mag komen. Uw documenten moeten om die reden vooral tijdens het distribueren en publiceren goed beveiligd zijn, waardoor het anonimiseren van alle vertrouwelijke bestanden de perfecte optie is.
Het zijn voornamelijk overheidsinstanties en andere grote organisaties die hun documenten met daarin persoonsgegevens, namen van auteur, docent etc. willen anonimiseren. Zij voelen zich over het algemeen genoodzaakt om hun vertrouwelijke bestanden via hun portaal te delen, maar willen daarbij natuurlijk niemand zijn privacy schenden. Bestanden die voornamelijk door bedrijven geanonimiseerd worden zijn o.a. BWT archieven, boeken en scripties. Maar hoe kunt u deze vertrouwelijke informatie eigenlijk anonimiseren? Daar zijn verschillende manieren voor:
HANDMATIG TEKSTEN SELECTEREN EN AANPASSEN
Wanneer u bepaalde privacygevoelige delen uit een tekst selecteert kunt u ze vervolgens wit, zwart of gescrambeld maken, waardoor deze tekst voor de (volgende) lezer verborgen is. U moet wel rekening houden met het feit dat deze veranderingen, in het digitale document, niet meer te herstellen zijn.
Als u er bijvoorbeeld voor kiest om de functie markeren voor zwartmaking toe te passen worden de gemarkeerde delen aangegeven met rode rechthoeken. De delen die al eerder in het document zwart gemaakt zijn worden daarentegen aangegeven door zwarte blokken. U zou er eventueel voor kunnen kiezen om deze lay-out aan te passen om de opmaak van het document naar uw smaak te maken.
EEN AFGELEIDE VAN HET ORIGINELE BESTAND AANPASSEN
Bovenstaande manier van anonimiseren kunt u ook doorvoeren in een afgeleide van het originele bestand. Op deze manier houdt u zelf het origineel, maar heeft u ook een geanonimiseerd bestand die gepubliceerd en gelezen kan worden door anderen zonder dat privacygevoelige informatie naar buiten komt. Zoals bovenstaand vermeld kunt u vertrouwelijke informatie naast wit en zwart, gescrambeld maken.
Als u hiervoor kiest kunnen de oorspronkelijke gegevens niet herleid worden, omdat u letters kunt vervangen door een X en cijfers door een 0. Hierdoor zal de privacy van de gegevens gewaarborgd worden. Ook deze aanpassingen zijn onomkeerbaar, al heeft u in dit geval het originele bestand natuurlijk nog achter de hand.
AUTOMATISCH ZOEKEN NAAR VERTROUWELIJKE INFORMATIE
Door optische tekenherkenning kunt u in de tekst automatisch op zoek naar bepaalde woorden en zinnen die volgens u verborgen moeten worden. Door deze functie weet u direct op welke positie deze woorden zich bevinden, waardoor deze met één klik op de knop wit, zwart of gescrambeld gemaakt kunnen worden.
Wanneer dit in een pdf-bestand gedaan wordt zal er een tweede laag over de oorspronkelijke tekst heen vallen, die de witte, zwarte of gescrambelde vakjes bevat. Let op: deze laag valt mogelijk te kraken, dus dit is riskant. Wanneer dit lukt zal de toplaag verdwijnen en is het oorspronkelijke document weer te zien.