Succesvolle digitalisering akten burgerlijke stand en persoons- en archiefkaarten gemeente Arnhem

In opdracht van de gemeente Arnhem heeft Multiscan binnen 4,5 maand een indrukwekkend volume aan documenten gedigitaliseerd: ruim 364.000 persoons- en archiefkaarten, bijna 47.000 akten en meer dan 2.500 latere vermeldingen.

Benieuwd hoe dit grootschalige project is verlopen en welke keuzes het succes bepaalden?

Achtergrond: digitalisering als noodzaak

De gemeente Arnhem heeft in 2019 een groot deel van haar akten digitaal gemaakt. Echter, is het project om diverse redenen stilgelegd. Documenten die sindsdien zijn opgesteld of aangepast, werden nog steeds fysiek beheerd.

Daarnaast beschikt de gemeente over persoons- en archiefkaarten. Deze kaarten worden nog dagelijks geraadpleegd, met name door het team Burgerlijke Stand voor erfenisonderzoek op verzoek van notarissen.

Digitalisering van deze documenten en eenvoudige ontsluiting werd noodzakelijk vanwege de dagelijkse werklast en de behoefte aan efficiëntie.

Van aanbesteding tot uitvoering

Na een marktconsultatie volgde een meervoudig onderhandse aanbesteding, waarbij op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding voor Multiscan werd gekozen.

De projectscope omvatte het digitaliseren en verrijken met metadata van persoons- en archiefkaarten, akten van de burgerlijke stand en latere vermeldingen en het digitaal verwijderen van inktvraat op akten. De beoogde looptijd: maart tot juni 2025.

Na een succesvolle Proof of Concept werd in april gestart met de digitalisering in batches.

Feedback projectleider Eugène d’Hollosy:

Persoonlijk had ik niet eerder een project van dit type gedaan. Ik wist dan ook niet goed wat te verwachten. Hoe werkt dat scannen en metadateren, hoe controleer je wat er opgeleverd wordt? Zal dat logistiek wel goed gaan met die waardevolle akten?

Je bedenkt natuurlijk van te voren een plan, maar gaandeweg loop je tegen verrassingen aan. Een strakke planning wordt verstoord door feestdagen, een groter dan verwachtte hoeveelheid werk en de klant bedenkt dat hij nog extra wensen heeft. Als je dan geen partner hebt die flexibel is en met je meedenkt in oplossingen, dan wordt het lastig om de gestelde doelen te behalen. Multiscan heeft getoond een partij te zijn die terzakekundig is en samen met de klant tot resultaten komt.

Ik heb met Multiscan als bedrijf en Sandra Steenbeek als persoon een bijzonder fijne samenwerking gehad. We hebben daardoor een uitstekend resultaat bereikt en ik heb er ook nog veel van geleerd.

Uitdagingen en oplossingen

Omvang groter dan verwacht

Tijdens het project bleek het volume van de gebonden akten en persoons- en archiefkaarten aanzienlijk groter dan vooraf ingeschat: van 270.000 naar 364.065.

• Persoons- en archiefkaarten: van 270.000 naar 364.065
• Gebonden akten: van 4.200 naar 5.437

Met name de toename in persoons- en archiefkaarten maakte de oorspronkelijke deadline onhaalbaar. In overleg met de gemeente is de planning aangepast, met prioritering van de meest urgente onderdelen. Door de productiecapaciteit op te schalen, wist Multiscan de uitloop tot een minimum te beperken.

Extra opdracht: samenvoegen bestaande scans

Tijdens een eerdere digitaliseringsronde in 2019 waren akten en latere vermeldingen los van elkaar als afzonderlijke Pdf-bestanden opgeslagen. Multiscan kreeg de aanvullende opdracht om deze alsnog samen te voegen. Dankzij slimme inzet van metadata en een geautomatiseerd proces werden de bestanden gekoppeld tot één overzichtelijk en doorzoekbaar geheel.

Wat maakt dit project succesvol

Het digitaliseringsproject is in 4,5 maand succesvol afgerond. De belangrijkste succesfactoren volgens beide partijen:

• Nauwe samenwerking tussen de projectleiders van gemeente Arnhem en Multiscan
• Transparante communicatie over voortgang, uitdagingen en planning
• Flexibiliteit en oplossingsgerichtheid, met oog voor kwaliteit en haalbaarheid

Het gezamenlijke doel stond voortdurend centraal. Het resultaat: een digitaal archief dat klaar is voor de toekomst.